Υποχρεωτικό ανώτατο όριο χώρου στο mail.espiv.net

Αγαπητές και αγαπητοί espiv email users,

στο παρελθόν σας έχουμε ζητήσει πολλές φορές να μειώσετε τον όγκο δεδομένων που καταλαμβάνει το mailbox σας στους server μας. Ο λόγος είναι απλός: ο χώρος στους δίσκους των server μας είναι περιορισμένος και η επέκταση της χωρητικότητας των δίσκων είναι μια ακριβή και χρονοβόρα διαδικασία για εμάς.

Καθώς οι espiv χρήστες αυξάνονται, από τη μία χαιρόμαστε που περισσότερος κόσμος απεμπλέκει την ηλεκτρονική του επικοινωνία από εμπορικούς παρόχους, από την άλλη χρειάζεται να διασφαλίσουμε την όσο δυνατόν πιο ομοιόμορφη κατανομή των πόρων μας για τα espiv mailboxes και κατ’επέκταση τη συντηρησιμότητα της email υπηρεσίας που προσφέρουμε. Για παράδειγμα, “κακή” χρήση των πόρων συνιστά ένα email account που καταλαμβάνει 1,5GB, τη στιγμή που με μια καλύτερη διαχείριση των emails στον ίδιο χώρο θα μπορούσαν να υπάρξουν περισσότερα email accounts.

Αντιλαμβανόμαστε ότι κάθε άτομο έχει διαφορετικές ανάγκες/απαιτήσεις στη χρήση του email όμως και από την πλευρά μας θέλουμε όσο δυνατόν περισσότερα άτομα να έχουν πρόσβαση στο espiv mail. Για αυτό απαιτείται συνετή χρήση μιας κινηματικής υποδομής, τεχνικές αποσυμφόρησης του mailbox (πχ κατεβάζω τα email μου τοπικά στον υπολογιστή μου, βλέπε παρακάτω) και γενικά να σκεφτόμαστε με όρους αλληλεγγύης προς τους/τις mail γείτονες/ίσσες μας.

Από την αρχή της υπηρεσίας email στο server έχουμε βάλει κάποιο όριο (τα 100MB) που όμως δεν ήταν αυστηρό αλλά εικονικό όριο για το χώρο. Αποτελούσε μια αναφορά της απόφασης μας να υπάρχει ένα όριο στους email λογαριασμούς που θα αντικατοπτρίζει τους πόρους και τις δυνατότητες μας, χωρίς όμως να το επιβάλλουμε στους χρήστ(ρι)ες.

Προκειμένου να διασφαλίσουμε ότι δεν θα γίνεται κατάχρηση στη χρήση του χώρου, αλλά και για να μπορέσουμε να καλύψουμε όσο το δυνατόν περισσότερες ανάγκες, αυξάνουμε το διαθέσιμο χώρο για κάθε email λογαριασμό στα 300ΜΒ, καθιστώντας ταυτόχρονα υποχρεωτικό το ανώτατο αυτό όριο για το κάθε mailbox. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι μόλις ένα mailbox φτάσει το όριο των 300MB η/ο χρήστης θα μπορεί να κάνει login, αλλά δε θα μπορεί να λάβει νέα emails. Για να αρχίσει και πάλι να λαμβάνει νέα  emails θα πρέπει να ρίξει τον χώρο που καταλαμβάνουν τα emails του/της στον server κάτω από το όριο αυτό.

Στατιστικά, ένα μικρό ποσοστό της τάξης του 7% των λογαριασμών email ξεπερνάει τα 300MB, και σε αυτούς/ες αναφερόμαστε περισσότερο με αυτή την ανακοίνωση.

To όριο των 300MB στα email θα γίνει υποχρεωτικό από τη 1η Σεπτέμβρη 2016.

Κάποιες/κάποιοι θα σκεφτείτε ότι τα 300MB χώρου είναι πολύ λίγα και ότι  σε άλλους παρόχους έχετε πολλά GB ή απεριόριστο χώρο. Σε καμία περίπτωση  δεν θέλουμε να ανταγωνιστούμε μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες που προσφέρουν “τσάμπα” υπηρεσίες και άφθονο χώρο email, παρακολουθώντας τις email επικοινωνίες σας, δημιουργώντας προφιλ συμπεριφοράς για εσάς και τις επαφές σας, και πουλώντας τα δεδομένα σας σε τρίτες οντότητες, άλλες εταιρείες ή τους μπάτσους.

Είναι σαφές ότι θα θέλαμε να δίνουμε περισσότερο χώρο και ούτε είναι σκοπός μας οι espiv χρήστ(ρι)ες να στραφούν σε εμπορικούς παρόχους. Εκτιμούμε όμως ότι με λίγη προσοχή στην καθημερινή email χρήση και με  κάποιες τεχνικές που θα αναφέρουμε παρακάτω είναι εφικτό να χρησιμοποιήσουμε πολλές και πολλοί την υπηρεσία email του espiv χωρίς να παραγεμίζουμε το mailbox μας.

Επίσης, αν μέχρι τώρα ο χώρος που χρησιμοποιούσατε ήταν πχ 100MB, το γεγονός ότι θέτουμε υποχρεωτικό όριο στα 300MB δε σημαίνει ότι θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα extra MB αυτά! 😛

Πώς μπορώ να δω πόσο χώρο χρησιμοποιώ;

  • μέσω Webmail:

Μπαίνοντας στο webmail.espiv.net, κάτω αριστερά θα δούμε το χώρο που καταλαμβάνουν τα email μας σε μορφή επί τοις εκατό (%). Πηγαίνοντας το κέρσορα πάνω εκεί, θα δούμε το χώρο αυτό σε MB.

  • μέσω Thunderbird:

Δεξί click στο κατάλογο “Inbox”, επιλέγετε Properties (“Ιδιότητες”), και έπειτα το tab “Quota”.

Εναλλακτικά χρησιμοποιήστε το Addon “Display Quota” για να βλέπετε  συνέχεια το χώρο που χρησιμοποιείτε:
https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/display-quota/

Πώς μπορώ να μειώσω τον χώρο χρήσης του mailbox μου;

  • ανταλλαγή μεγάλων αρχείων μέσω https://files.espiv.net ή https://dl.poivron.org/

Ένας συνηθισμένος λόγος που τα mailboxes μας πιάνουν πολύ χώρο είναι

μεγάλα αρχεία που ανταλλάσσουμε ως attachments, πχ φωτογραφίες, αρχεία στησίματος αφίσας/μπροσούρας κλπ. Η αποστολή ενός τέτοιου μεγάλου αρχείου μέσω email διπλασιάζει το χώρο που καταλαμβάνει στον server: στα Sent του αποστολέα και στο Inbox της παραλήπτριας. Το πρόβλημα μεγεθύνεται αν μιλάμε για mailing lists όπου ένα μεγάλο αρχείο καταλήγει να έχει πολλά αντίγραφα στα mailboxes όλων των μελών μιας λίστας.

Το email είναι εργαλείο επικοινωνίας και δεν προσφέρεται για αποθήκευση αρχείων. Σας προτείνουμε να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο ανταλλαγής αρχείων αντί για attachments. Δυο τέτοια κινηματικά εργαλεία είναι τα: https://files.espiv.net/ (αρχικός κωδικός ‘espiv’) και https://dl.poivron.org/ (αρχικός κωδικός ‘octet’)

Επιπλέον είναι καλύτερο, όσα παλιά emails με attachments έχετε στα Sent ή στο Inbox, να αποθηκεύσετε τοπικά στους υπολογιστές σας και μετά να τα  διαγράψετε.

Για να βρείτε πιο εύκολα ποια emails έχουν μεγάλα attachments μπορείτε στο https://mail.espiv.net , σε οποιοδήποτε φάκελο πχ Inbox να ταξινομήσετε προσωρινά τα emails κατά μέγεθος, κάνοντας κλικ στην στήλη ‘Size’.

  • κατέβασμα των emails τοπικά στον υπολογιστή μέσω ενός email client

Ένας άλλος τρόπος να μην γεμίζουμε το mailbox στον server είναι να κατεβάζουμε τακτικά τα emails στον υπολογιστή μας χρησιμοποιώντας κατάλληλα προγράμματα που λέγονται email clients. Ένα τέτοιο λογισμικό, φιλικό στη χρήση και ανοιχτού κώδικα, είναι το Mozilla Thunderbird.

Η λογική στους email clients είναι ότι διαχειριζόμαστε ένα ή περισσότερα email accounts από ένα και μόνο software. Οι email clients δίνουν τη δυνατότητα στην/στον user να διατηρεί _όλα_ του τα emails τοπικά στον  δίσκο του υπολογιστή και άρα να τα διαγράφει από τον απομακρυσμένο mail server. Με τον τρόπο αυτό μπορούμε να κρατάμε λίγα emails στον server, πχ των τελευταίων 10 ημερών.

Η πρακτική αυτή προσφέρει και ένα άλλο πλεονέκτημα: τα email μας, οι προσωπικές και κινηματικές μας επικοινωνίες δεν βρίσκονται πάντα διαθέσιμες σε έναν server, δηλαδή ένα μηχάνημα που είναι μονίμως online στο internet. Υπό προϋποθέσεις (πχ πλήρης κρυπτογράφηση δίσκου) ένας υπολογιστής μπορεί να είναι ασφαλέστερος από έναν online server.

Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα στους συνδέσμους:
– https://espiv.net/2014/12/12/pws-katevazw-ta-email-topika-sto-pc-mou/
– https://espiv.net/2015/02/02/thunderbird-imap-email-topika-ston-disko/
– https://espiv.net/2015/02/02/is-it-possible-to-save-sent-email/
– https://skytal.es/wiki/Οδηγός_εγκατάστασης_και_χρήσης_του_Thunderbird_με_Enigmail

Χρησιμοποιώ το email μου για να έχω πρόσβαση σε κάποια αρχεία όποτε
τα χρειάζομαι, τι άλλο μπορώ να κάνω για να τα έχω συνέχεια
διαθέσιμα(online);

Δυστυχώς το espiv δε προσφέρει χώρο online μόνιμα διαθέσιμο, οπότε δεν έχουμε κάποια λύση εσωτερικά να προτείνουμε. Mπορείτε να βρείτε κάποιο εναλλακτικό πάροχο που να προσφέρει μια αντίστοιχη υπηρεσία (π.χ. owncloud) ή να στήσετε ένα δικό σας κάπου και να στελνετε σε email τα links από εκεί.

Μπορείτε να επικοινωνείτε μαζί μας αν έχετε κάποια απορία ή πρόβλημα με το quota του email σας.

Η ομάδα διαχείρισης του espiv.net & squat.gr

About the Author: cybri